Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales

UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S.

Introducción

A continuación, se enuncian las políticas de tratamiento de información que rigen la actividad desarrollada por UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. y el manejo de sus bases de datos, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Toda la información recibida por UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma sus bases de datos (clientes, proveedores, empleados, contratistas y demás titulares), se rige por las siguientes políticas.

1. Información del responsable del tratamiento

Razón social: UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S.
Domicilio: La Estrella, Antioquia.
Dirección: Carrera 50 D 77 SUR 100 IN 18
Teléfono: 3137663347
Email: [email protected]

2. Ámbito de aplicación

Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S.

3. Objeto

Proteger y garantizar el derecho fundamental de habeas data, y regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales realizados por UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S.

4. Vigencia de la base de datos

UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. aplicará estas políticas a las bases de datos sobre las que tenga poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

5. Principios para el tratamiento de datos personales

Finalidad: El tratamiento debe ser informado al titular.
Libertad: Solo puede ejercerse con consentimiento previo, expreso e informado.
Veracidad o calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: Garantiza al titular conocer si existen datos que le conciernen.
Acceso y circulación restringida: No disponibles públicamente salvo control de acceso.
Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar accesos no autorizados.
Confidencialidad: Reserva incluso tras finalizar la relación con la entidad.

6. Deberes del responsable de la información

Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
Informar la finalidad de la recolección y los derechos del titular.
Conservar la información con condiciones de seguridad.
Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
Informar el uso dado a los datos cuando el titular lo solicite.
Informar a la SIC sobre violaciones a los códigos de seguridad y riesgos asociados.
Cumplir instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir acceso solo a personas autorizadas.
Informar mecanismos para que los titulares ejerzan sus derechos.

Autorización y finalidad

7. Obtención de la autorización

UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. dispone mecanismos para obtener la autorización de los titulares y poder verificar su otorgamiento.

8. Finalidad de la autorización

El tratamiento de datos personales se realiza, entre otras, para: medir satisfacción, informar campañas, comunicar campañas promocionales, realizar encuestas, recordatorios de pago, fidelización, invitaciones a eventos, actualización de datos, ofrecer productos y servicios, ejecutar campañas de marketing, gestionar trámites (quejas, solicitudes, reclamos) y para el cumplimiento del objeto contractual con el titular.

Forma y mecanismo para otorgar autorización

9. Medios de recolección

Cotizaciones
Facturas de venta
Actividades de mercadeo
Eventos y ferias
Proceso de vinculación (empleado, proveedor, contratista, subcontratista o cliente)
Formularios digitales
Formularios físicos
CRM
Redes sociales
Pauta digital
Contratos

10. Aviso de privacidad

En el Anexo 2 se presenta el formato de aviso de privacidad definido por UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S.

Seguridad y confidencialidad de la información

11. Medidas de seguridad

Para el almacenamiento de datos, la compañía cuenta con encriptación y transmisión a encargados mediante archivos protegidos con contraseña. El tratamiento incluye recolectar, almacenar, depurar, usar, analizar, circular, actualizar y cruzar información, con fines asociados a su actividad, incluyendo gestiones de cobro y reportes a centrales de riesgo cuando corresponda.

12. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. trata datos de empleados, proveedores, clientes y usuarios, pudiendo requerir transmisión o transferencia de datos a plataformas y/o sistemas de seguridad en cumplimiento de la legislación aplicable.

12.1. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Debe responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Debe asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
Se valorará la opinión del menor según su madurez y capacidad.
La autorización la otorga el representante legal, previa escucha del menor.

12.2. Tratamiento de datos sensibles

UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. observará las limitaciones legales y se asegurará, entre otros, de contar con autorización explícita cuando aplique y de cumplir los supuestos permitidos por la ley (interés vital, procesos judiciales, fines históricos/estadísticos/científicos con medidas de supresión de identidad, etc.).

13. Finalidades del tratamiento

Ejecución de contratos suscritos con UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S.
Servicio al cliente y mercadeo.
Envío de información relacionada con novedades legales y regulatorias de interés.
Registro de información estadística de clientes.
Registro de información de empleados de contratistas.
Estadísticas de servicios ofrecidos o prestados.
Gestión y administración de relaciones con proveedores, contratistas y sus empleados.
Ejecución del contrato de trabajo.
Comunicación general, registros, capacitaciones y gestión con empleados y familiares.
Consultas en centrales de riesgo y otras bases de datos legítimamente constituidas (cuando aplique).
Verificación y validación de la información suministrada.
Oferta de productos o servicios.

Tratamiento por terceros

Si UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. no puede realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir datos a un tercero encargado, previa notificación, quien deberá garantizar confidencialidad y seguridad.

14. Derechos del titular

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada (salvo excepciones legales).
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso de sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) tras agotar el trámite ante la empresa.
Revocar la autorización y/o solicitar supresión del dato cuando proceda.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

15. Área responsable de atención

El Área Administrativa de UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. es responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos y quejas para el ejercicio de derechos del titular.

16. Procedimiento para ejercer los derechos del titular

Acceso y consulta

El titular (o causahabientes) podrá consultar la información en bases de datos de UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. mediante solicitud al correo electrónico de la empresa. Para evitar accesos no autorizados, se verificará la identificación del titular.

Término de respuesta: máximo 15 días hábiles desde el recibo.
Si no es posible atender en ese término, se informará la razón y la nueva fecha, sin superar 5 días hábiles adicionales.

Actualización, corrección, supresión, revocatoria o reclamos

El reclamo se presenta al correo [email protected], verificando identidad y representación. La solicitud debe incluir: identificación del titular, datos de contacto, documentos que acrediten identidad/representación, descripción clara de los datos, hechos, documentos de soporte, firma, identificación y huella, y radicación en original.

Reclamo incompleto

Se requerirá subsanar dentro de los 5 días siguientes a la recepción.
Si pasan 2 meses desde el requerimiento sin respuesta, se entiende desistido.

Reclamo completo

Se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” en máximo 2 días hábiles.
Término de respuesta: máximo 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo.

Supresión de datos

El titular puede solicitar la supresión de sus datos, entre otros, cuando no se estén tratando conforme a la ley, hayan dejado de ser necesarios, o se haya superado el periodo necesario para cumplir la finalidad. La supresión implica eliminación total o parcial según lo solicitado.

Limitaciones

El derecho de supresión puede negarse cuando exista un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos, o cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales/administrativas o sea necesaria para proteger intereses jurídicamente tutelados o cumplir obligaciones legales.

Revocatoria de la autorización

El titular puede revocar el consentimiento en cualquier momento, siempre que no exista una disposición legal que lo impida. {index=28}

Seguridad de la información

UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. adopta medidas razonables para proteger la información e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. El acceso está restringido a titulares y a la compañía, salvo pedido expreso del titular o personas legitimadas por la normatividad.

Utilización y transferencia internacional de datos personales

La compañía podrá realizar transferencia y transmisión, incluso internacional, de datos personales cuando se cumplan requisitos legales. Los titulares, con la aceptación de esta política, autorizan expresamente dicha transferencia/transmisión. Se adoptarán medidas para que terceros observen esta política y usen la información únicamente para asuntos relacionados con UPP y mientras dure la relación.

Política y configuración de cookies

¿Qué son las cookies?

Las cookies y técnicas similares son ficheros que se instalan o ejecutan en el dispositivo del usuario para registrar la actividad de navegación en los servicios de UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S.

¿Para qué se utilizan?

Ofrecer contenidos e información más adecuados a intereses y facilitar navegación.
Registrar preferencias y proporcionar acceso más rápido.
Personalizar servicios y anuncios según preferencias e intereses.

Tipos de cookies

Rendimiento
Analíticas
Publicidad propia
Publicidad de terceros
Publicidad comportamental
Registro
Geolocalización

¿Cómo se deshabilitan las cookies?

El usuario puede rechazar cookies desde el aviso de cookies al acceder al sitio y también deshabilitarlas desde su navegador. Si se deshabilitan, algunas funcionalidades podrían quedar inoperativas.

http://www.criteo.com/deactivate-criteo-banners/
http://youronlinechoices.eu/
http://www.networkadvertising.org/choices/
http://www.aboutads.info/choices/

Modificación de las políticas

UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Toda modificación se comunicará a los titulares con quince (15) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia, a través de medios habituales o el correo [email protected].

Si el titular no está de acuerdo por justa causa, podrá solicitar el retiro de su información al correo [email protected], salvo que exista vínculo vigente u obligación legal que impida el retiro.

Vigencia de la política

La política rige a partir del 1 de enero de 2024. Por regla general, el término de las autorizaciones se entiende durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

Anexo 1. Autorización para tratamiento de datos personales

Formato de autorización para recolección y tratamiento de datos personales (nombres, apellidos, documento, género, dirección, ciudad, teléfonos, fecha de nacimiento, correo electrónico, entre otros) y autorización expresa para tratarlos según las finalidades descritas en esta política.

Anexo 2. Aviso de privacidad

El aviso establece términos bajo los cuales UPP MARKETING COLOMBIA S.A.S. (NIT 901.143.440-1, domicilio en La Estrella, Antioquia) realiza el tratamiento de datos personales.

1. Tratamiento y finalidad

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, estudio y análisis de información personal para finalidades como ejecución de contratos, servicio al cliente/mercadeo, envío de información de interés, registros estadísticos, gestión con proveedores/contratistas y oferta de productos o servicios, entre otras.

2. Derechos del titular

Acceder gratuitamente a los datos tratados.
Conocer, actualizar y rectificar información.
Solicitar prueba de la autorización.
Presentar quejas ante la SIC.
Revocar autorización y/o solicitar supresión cuando proceda.
Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles (carácter facultativo).

3. Mecanismos para conocer la política

El titular puede acceder a la política de tratamiento de información publicada en medio electrónico.